Membangun Komunikasi Bisnis yang Efektif untuk Perusahaan atau Organisasi

 Membangun Komunikasi Bisnis yang Efektif untuk Perusahaan atau Organisasi

Oleh : Langgeng Dwi Hartono (20310410063)

Kelas: B

Psikologi Manajemen & Organisasi

Dosen Pengampu : Dr. Arundati Shinta, M.A

Tugas Essay Syarat Ujian Tengah Semester

Fakultas Psikologi

Universitas Proklamasi 45 Yogyakarta

Manusia adalah makhluk individual, sekaligus sebagai makhluk sosial. Sebagai makhluk sosial, manusia membutuhkan orang lain untuk berinteraksi. Salah satu syarat terbentuknya interaksi adalah berkomunikasi. Komunikasi menjadi bagian habitual dari keseharian manusia, selain itu komunikasi juga memiliki peran penting dalam segala aspek kehidupan, termasuk dalam aspek dunia bisnis. Komunikasi berperan sebagai tools (perangkat) dalam proses transfer informasi. Oleh karena itu, agar transfer informasi tersebut dapat berjalan dengan baik diperlukan skill (kemampuan/keahlian) yang baik.

Dalam dunia bisnis, proses pertukaran informasi terjadi antara atasan dengan bawahan (vertikal) dan sesama bawahan atau sesama atasan (horizontal). Lebih dari itu, dalam dunia bisnis proses pertukaran informasi ini tidak hanya terjadi secara internal atau antar individu di dalam perusahaan atau organisasi saja, melainkan dengan eksternal perusahaan. Komunikasi bisnis menjadi media untuk memperbaiki praktik-praktik organisasi, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi kesalahpahaman guna untuk mencapai kesalahpahaman.

Apa Itu Komunikasi ?

Secara umum komunikasi merupakan kegiatan manusia untuk saling memahami atau mengerti suatu pesan antara komunikator dan komunikan. Menurut KBBI komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Sedangkan Hovland, dkk (dalam Sendjaja, 2005) komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah, membentuk perilaku orang lain (komunikan/khalayak). Selain itu Efendy (2003) menyatakan bahwa komunikasi adalah penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.

Komunikasi akan berlangsung selama ada kesamaan makna di dalam sesuatu yang dipercakapkan atau disampaikan. Kesamaan makna dalam hal ini adalah kesamaan bahasa yang dipakai untuk menyampaikan suatu kalimat atau kata. Meski begitu, hal tersebut belum menjamin kesamaan makna bagi orang lain karena disebabkan kesalahan pengertian dari makna yang terkandung dalam bahasa tersebut. Oleh karena itu komunikasi harus memenuhi unsur-unsur komunikasi agar berjalan dengan efektif. Menurut Harold D. Laswell , komunikasi akan berjalan dengan baik apabila memenuhi lima unsur. Unsur-unsur tersebut terdiri dari:

a. Komunikator (soure/sender), yaitu perorangan atau lembaga yang memberikan atau menyampaikan pesan kepada audiens/khalayak/orang lain secara langsung ataupun tak langsung. Seorang komunikator juga bisa bertindak sebagai sumber informasi atau pesan.

b. Pesan (massage), yaitu materi yang disampaikan merupakan objek dari informasi yang menjadi bahasan.

c. Media (chanel), yaitu sarana penghubung atau penyampai pesan yang digunakan oleh komunikator maupun komunikan untuk menyampaikan pesannya.

d. Komunikan (communicant), yaitu perorangan maupun lembaga yang menerima isi pesan informasi dari pihak komunikator.

e. Efek (impact/effect/influence), yaitu hasil yang dapat dilihat sebagai pengaruh, baik diterima maupun ditolaknya suatu isi pesan (Ceropeboka, 2017).

Komunikasi adalah proses yang terus-menerus, berubah-ubah, dan aktif antara komunikator dan komunikan. Agar tidak terjadi kesalahpahaman maka diperlukan prinsip-prinsip dalam komunikasi. Menurut Feriana, dkk (2020) prinsip-prinsip tersebut adalah:

a. Kejelasan bahasa. Komunikator dan komunikan harus memiliki kemampuan berbahasa secara lisan atau tulisan dengan baik.

b. Integritas dan Ketulusan. Komunikator dan komunikan perlu memahami pentingnya integritas dan ketulusan dalam menyampaikan pesan. Tidak menyebarkan hoax/berita yang bersifat tidak benar.

c. Komunikasi nonverbal, yaitu komunikasi yang disampaikan bukan dari kata-kata melainkan dari gestur tubuh.

d. Konteks mempengaruhi komunikasi. Lingkungan terjadinya komunikasi merupakan salah satu aspek konteks yang mempengaruhi komunikasi.

e. Komunikasi tidak dapat diubah. Sebagai komunikator harus berhati-hati dalam menyampaikan komunikasi. Karena komunikasi tidak bisa diubah seutuhnya.

f. Komunikasi memberikan efek. Setiap tindakan komunikasi melahirkan konsekuensi bagi semua pihak yang terlibat dalam komunikasi.

Komunikasi Bisnis yang Efektif

Dalam dunia bisnis atau organisasi merupakan tindakan yang sangat penting untuk dilakukan. Komunikasi merupakan sarana yang vital dalam membina hubungan di segala struktur perusahaan atau organisasi. Dalam konteks bisnis, komunikasi dilakukan dalam berbagai bentuk seperti memberi perintah, presentasi, laporan, memberikan pendapat, memberi pujian, dan sebagainya. Menurut Robbin (2003) aktivitas komunikasi dalam perusahaan bisnis menghabiskan waktu sekitar 70%. Komunikasi bisnis yang efektif sangatlah penting bagi suatu perusahaan bisnis. Menurut Ferinia, dkk (2020) komunikasi bisnis yang efektif melibatkan:

a. Pemahaman penerima. Hal ini adalah yang paling penting. Pesan harus sangat jelas sehingga penerima memahami sesuai maksud dari pengirim. Contoh kasus: supervisor memberi perintah lewat email kepada bawahan. Perintah harus ditulis dengan jelas, detail, dan tidak menimbulkan pertanyaan atau kebingungan.

b. Tanggapan penerima. Tanggapan bisa positif, netral atau negatif. Hal ini akan menentukan bagaimana yang pantas. Contoh kasus: ketika rapat perusahaan, manajer mempresentasikan program kinerja kepada direktur utama. Kemudian direktur utama merasa puas dan memberikan pujian, serta menyetujui program kinerja tersebut.

c. Hubungan yang menguntungkan. Untuk membangun hubungan bisnis yang kuat, komunikan dan komunikator harus berhubungan secara positif.

d. Niat baik organisasi. Perusahaan harus menunjukkan itikad baik kepada pelanggan. Hal ini akan menumbuhkan kepercayaan diri, sehingga bisnis akan terus berlanjut.

Noer (2019) menjelaskan ada alasan-alasan mengapa komunikasi bisnis yang efektif penting bagi perusahaan atau organisasi. Alasan-alasan tersebut adalah memungkinkan terjadinya kolaborasi, untuk menarik pelanggan baru atau mempertahankan pelanggan yang sudah ada, untuk memperkuat kemitraan dan dapat membuat ruang inovasi.

Ferinia, dkk (2020) menjelaskan dalam komunikasi bisnis terdapat arus komunikasi. Arus komunikasi dalam perusahaan ada 2 macam yaitu:

a. Vertikal

• Dari atas ke bawah, yaitu komunikasi dari atasan/pimpinan kepada bawahan/karyawan. Dalam menyampaikan perintah atau informasi, seorang atasan harus memberikan otoritas delegasi kepada orang yang tepat dan memperpendek jalur komunikasi sehingga komunikasi bisa berjalan secara efektif.

• Dari bawah ke atas, yaitu komunikasi dari bawahan/karyawan kepada atasan/pimpinan. Atasan perlu melakukan inisiatif untuk dekat dengan karyawannya secara informal. Sehingga karyawan akan berani menyampaikan ide, keluhan atau pendapat demi kemajuan perusahaan.

b. Horizontal

Yaitu komunikasi antar individu, antar independen, atau unit di level hierarki yang sama. Hal ini dapat mengembangkan rasa saling percaya di antara karyawan dan dapat menimbulkan koordinasi antara independen. 

Beberapa penelitian, menjelaskan bahwa komunikasi yang efektif mempengaruhi produktivitas kerja. Dalam penelitian Hidayat dan Hasanah (2016) menjelaskan ada hubungan positif antara komunikasi dengan produktivitas kerja, semakin tinggi aktivitas komunikasi maka produktivitas kerja juga akan semakin meningkat. Hal tersebut juga dibuktikan dengan penelitian lainnya, oleh Irawan dan Venus (2016) bahwa semakin baik iklim komunikasi di dalam perusahaan, maka produktivitas akan meningkat.

Sumber/Referensi

Ceropeboka, Ratu M. 2017. Konsep dan Aplikasi Ilmu Komunikasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset.

Effendi, O. U. 2003. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Ferinia, R, dkk. 2020. Komunikasi Bisnis. Yayasan Kita Menulis: Kitamenulis.id.

Hidayat, R., Hasanah, U. 2016. Hubungan Komunikasi Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan. Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis, 4, 1, 15-20.

Irawan, Dede., Venus, A. 2016. Pengaruh Iklim Komunikasi Organisasi Terhadap Kinerja Pegawai Kantor Keluarga Berencana Jakarta Barat. Jurnal Kajian Komunikasi, 4, 2, 122-132.

Kbbi.web.id. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Kamus Versi Online/Daring (Dalam Jaringan). Diakses tanggal 04 November 2021 pada: https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://kbbi.web.id/komunikasi.html&ved=2ahUKEwiAqujY1_3zAhWCfH0KHbnfDT8QFnoECDYQAQ&usg=AOvVaw07ZJl3z36SUqNfAsQZTr1G&ampcf=1.

Noer, M. 2019. Membangun Komunikasi Bisnis yang Efektif untuk Perusahaan atau Organisasi. Diakses tanggal 04 November 2021 pada: https://presenta.co.id/artikel/komunikasi-bisnis-efektif/.

Sendjaja, S. D. 2005. Pengantar Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka.