EFEKTIVITAS ORGANISASI…?
Murjiwantoro
Fakultas
Psikologi Universitas Proklamasi 45
Yogyakarta
Keberadaan organisasi tidak lain adalah mencapai tujuan yang
ditetapkan melalui fungsi fungsi manajemen dengan melibatkan seluruh sumber daya
yang dimiliki, bahwa MANAJER menjalankan LIMA fungsi manajemen, yaitu:
merencanakan, mengorganisasikan, memerintahkan, mengkoordinasikan, dan
mengendalikan. Saat ini, ke lima fungsi tersebut dipadatkan menjadi empat
fungsi, meliputi: perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian
(Robbins, 2007). Manajer berperan penting dalam organisasi. Manajer bertugas
membuat keputusan, mengalokasikan sumber daya, dan mengarahkan kegiatan bawahan
(staf) dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Dengan demikan sukses tidaknya
seorang manajer dalam mempertahankan dan meningkatkan kinerja organisasi,
bergantung pada PEMAHAMAN dan KETERAMPILANnya dalam menjalankan fungsi-fungsi
manajemen.
Secara sederhana organisasi merupakan kumpulan yang
melibatkan dua orang atau lebih yang sengaja dikelola untuk mencapai satu atau
beberapa tujuan. Dengan demikian, melalui fungsi PERENCANAAN dapat ditentukan
tujuan organisasi, ditetapkan STRATEGI secara keseluruhan untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan, dan dapat dikembangkan hirarki kerja untuk memadukan dan
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pada pelaksanaannya. Melalui fungsi
PENGORGANISASIAN, seorang manajer dapat merancang struktur organisasi dalam hal
menetapkan tugas-tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan,
bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokan, dilaporkan pada siapa, dan
dimana/bagaimana keputusan harus diambil.
KEPEMIMPINAN merupakan fungsi manajemen yang dijalankan oleh
seorang manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan individu-individu yang
ada dalam organisasi. Memotivasi, memilih saluran komunikasi yang paling
efektif dan menyelesaikan konflik/masalah antar individu, unit, dan kelompok di
organisasinya. Seorang manajer harus dapat MENGENDALIKAN aktivitas-aktivitas di
organisasi. Fungsi manajemen ini, dapat memberi jaminan agar kegiatan
organisasi dapat berjalan sesuai tujuan yang direncanakan. Melakukan pantauan
dan pengawasan atas semua aktivitas organisasi. Jika terjadi penyimpangan, maka
tugas manajer mengedalikan/mengoreksi aktivitas-aktivitas yang dilakukan, agar
kembali kejalur yang telah ditetapkan oleh organisasi. Seiring dengan
perkembangannya, maka efektivitas suatu organisasi menjadi tugas/pekerjaan
seorang manajer dalam mengatur, mempertahankan dan mengembangkan organisasinya.
Berkaitan dengan hal ini, ada TIGA PANDANGAN yang menjadi fokus dari tugas
seorang manajer. Pertama. Di awali dari tingkatan yang paling dasar, yaitu
EFEKTIVITAS INDIVIDU. Pandangan ini menekankan pada hasil karya/kerja individu
berkaitan dengan pekerjaan atau posisinya dalam organisasi. Biasanya prestasi
individu dinilai secara rutin melalui proses evaluasi kinerja sebagai dasar
dari kenaikan gaji, promosi jabatan dan imbalan lain sesuai ketentuan dan
kesanggupan organisasi. Kedua. Individu di suatu organisasi jarang bekerja
sendirian atau terpisah dengan individu lain. Artinya, tiap individu pasti
melakukan kerja sama dengan individu lain yang disebut dengan kelompok.
Pandangan ini menunjukan bahwa EFEKTIVITAS KELOMPOK merupakan akumulasi
kontribusi dari tiap-tiap individu yang saling berhubungan. Hal ini didorongan
dari adanya rasa kebersamaan sesama individu untuk menyelesaikan
tugas/pekerjaan pada suatu kelompok/bagian kerjanya. Ketiga. Pada organisasi
terdapat beberapa kelompok-kelompok kerja yang diatur kedalam bagian atau sub
bagian. Selain adanya kerjasama antar individu disuatu kelompok, biasanya antar
kelompok atau bagian tersebut juga melakukan kerja sama. Sehingga pandangan
ini, menunjukan bahwa EFEKTIVITAS ORGANISASI harus diarahkan pada pengaturan
antar berbagai kelompok, jika pekerjaan yang dihadapi semakin kompleks dan
beragam. Secara konseptual, efektivitas dapat diaplikasikan dengan menggunakan
dua pendekatan, yaitu: pendekatan dari segi TUJUAN dan pendekatan dari segi TEORI
SISTEM. Berdasarkan pendekatan segi tujuan, bahwa organisasi dibentuk untuk
mencapai tujuan. Pendekatan ini fokusnya pada tujuan. Mengevaluasi efektivitas
pencapaian tujuan yang telah disepakati atas usaha bersama ditingkatan
individu, kelompok dan organisasi dari segi pencapaian tujuan. Pendekatan kedua
dari segi sistem. Pada pendekatan ini, organisasi dilihat dua faktor, yaitu:
faktor INTERNAL dan faktor EKTERNAL.
Secara internal menjelaskan bagaimana dan mengapa orang dalam
organisasi melaksanakan tugasnya secara individu dan secara kelompok. Secara
eksternal, organisasi dihubungkan dengan kerja sama/ transaksi dengan
pihak/organisasi atau lembaga lainnya. Prinsip dasar menjelaskan bahwa semua
organisasi mendapatkan sumber dari lingkungan yang lebih luas di mana
organisasi merupakan bagian dari padanya, dan sebaliknya organisasi menyediakan
barang dan jasa yang diminta atau dibutuhkan oleh lingkungan tersebut.
Berkaitan dengan teori sistem, organisasi dipandang sebagai suatu sistem dimana
terdapat berbagai unsur yang ada didalamnya, saling berhubungan, dan saling
tergantung satu sama lain. Oleh sebab itu, maka indikator keberhasilan suatu
organisasi dapat dipandang dari aspek produktivitasnya. Organisasi dikatakan
produktif jika organisasi tersebut menggunakan input menjadi output dengan
biaya terendah. Oleh sebab itu produktivitas mencerminkan unsur EFISIENSI dan
EFEKTIVITAS. Dikatakan efektif jika organisasi berhasil memenuhi kebutuhan para
kliennya atau dalam istilah bisnis disebut prestasi dari sasaran penjualan
(Achievement of goals). Efisiensi jika organisasi dalam melakukan aktivitasnya
menggunakan biaya yang rendah atau bahasa bisnisnya di sebut rasio daya guna
efektif sebagai masukan yag diperlukan untuk mencapai keluaran (The ratio of
effective output the input required to achieve it). Bagaimanapun model dan
bentuknya, suatu organisasi pasti memiliki manajer (pemimpin). Kemampuan dan
pengetahuan untuk mengelola DINAMIKA dalam ORGANISASI, menjadi TUGAS POKOKNYA.
Sebab, ia pemimpin dan ada individu-individu yang dipimpinnya untuk mencapai
tujuan bersama.
Sumber Tulisan :
Sofian, (2014),
Efektivitas Organisasi, Kompas, 21
Oktober 2014
0 komentar:
Posting Komentar